Zmiana agencji Shopware: kluczowe jest przekazanie sklepu

Twój sklep Shopware działa, ale współpraca z agencją nie układa się najlepiej? Zgłoszenia czekają, aktualizacje są odkładane, a przy każdym nowym zleceniu coraz więcej czasu zajmuje zrozumienie istniejącego kodu. W pewnym momencie pojawia się pytanie: czy pora zmienić agencję Shopware?

Sama zmiana rzadko stanowi problem techniczny. Shopware 6 opiera się na otwartym jądrze, a każda doświadczona agencja Shopware może poznać kod sklepu rozwijanego przez kogoś innego. Największe ryzyko wiąże się z przekazaniem: brakującą dokumentacją, dostępami przypisanymi do starej agencji i zmianami, o których wiedziała tylko jedna osoba.

Dobrze zaplanowane przekazanie pozwala zmienić agencję bez przestoju i bez relaunchu. Jeśli nie docenisz jego znaczenia, możesz ponieść koszty dwa razy.

W tym artykule omawiamy:

• po czym poznać, że warto zmienić agencję

• na czym technicznie polega przejęcie sklepu Shopware

• jak przebiega przekazanie w czterech etapach

• czego nauczyliśmy się podczas przejęć w praktyce

Kiedy warto zmienić agencję Shopware

Jedno opóźnione zgłoszenie nie oznacza jeszcze, że trzeba zmieniać agencję. Niepokojące są powtarzające się problemy:

• Aktualizacje są odkładane. Shopware regularnie udostępnia nowe wersje i aktualizacje zabezpieczeń. Jeśli Twój sklep jest kilka wersji w tyle, z każdym miesiącem rośnie nakład pracy potrzebny do kolejnej aktualizacji.

• Trudno przewidzieć wyceny. Drobne zmiany nagle trwają tygodniami, bo nikt nie ma pewności, od czego zależą poszczególne elementy kodu.

• Wiedza jest w głowie jednej osoby. Gdy jedyna osoba znająca sklep nie może pracować, rozwój sklepu staje w miejscu.

• Brakuje nowych pomysłów. Agencja realizuje zgłoszenia, ale nie angażuje się w planowanie dalszego rozwoju.

Warto pamiętać, że problemy ze sklepem zwykle wynikają z jakości obsługi, a nie z samej platformy. Dlatego zmiana platformy w większości przypadków nie jest konieczna.

Przejęcie sklepu Shopware: co obejmuje

Przejęcie sklepu oznacza, że nowa agencja odpowiada za jego dalszy rozwój i utrzymanie, bez zmiany platformy. Przekazanie obejmuje cztery obszary:

• Kod: własne pluginy i aplikacje, motyw oraz wszystkie modyfikacje standardowych funkcji.

• Infrastruktura: hosting, proces Deployment, kopie zapasowe i monitoring.

• Integracje: połączenia z ERP, PIM, systemami płatności i logistyką.

• Dostępy i umowy: repozytorium, serwer, konto Shopware, licencje na edycję i rozszerzenia oraz domena.

Każde przejęcie zaczyna się od Code-Audit, czyli systematycznej analizy istniejącego sklepu. Sprawdza się, jaka wersja Shopware jest używana, jakie są własne rozszerzenia, czy zmieniono bezpośrednio jądro Shopware, czy istnieją zautomatyzowane testy i gdzie mogą występować zagrożenia bezpieczeństwa. Dopiero na tej podstawie można rzetelnie oszacować koszt dalszego rozwoju.

Jak zmiana agencji wpłynie na Twój zespół

Zmiana wymaga również zaangażowania po Twojej stronie. Potrzebujesz osoby, która będzie koordynować projekt i wyjaśni logikę biznesową sklepu. Żaden Code-Audit nie ustali, dlaczego określona grupa klientów otrzymuje konkretny rabat.

Zaplanuj też okres przejściowy, w którym równolegle płacisz obu agencjom. Na początku może się to wydawać kosztowne. Zwykle jest jednak znacznie tańsze niż przejęcie sklepu bez zabezpieczonych dostępów i przekazania wiedzy, a potem spędzenie wielu miesięcy na odtwarzaniu brakujących informacji.

Sprawdź też odpowiednio wcześnie okres wypowiedzenia w umowie. To on określi, ile czasu będzie na uporządkowane przekazanie sklepu.

Przejęcie sklepu Shopware w czterech etapach

1. Zabezpiecz dostępy. Zanim wypowiesz umowę, upewnij się, że repozytorium, hosting, konto Shopware i wszystkie licencje są przypisane do Twojej firmy. To najważniejszy krok, a zarazem ten, o którym najczęściej się zapomina.

2. Przeprowadź Code-Audit. Nowa agencja analizuje kod, rozszerzenia, infrastrukturę i integracje. Rezultatem jest lista ryzyk, długu technicznego i priorytetów.

3. Przekaż wiedzę. Jeśli dotychczasowa agencja współpracuje przy zmianie, organizujecie spotkania i przekazujecie dokumentację. Jeśli nie, nowa agencja odtwarza wiedzę na podstawie kodu. To trwa dłużej, ale jest możliwe.

4. Wdrażaj pierwsze zmiany małymi krokami. Nowa agencja zaczyna od drobnych, mało ryzykownych zmian. Dzięki temu można wcześnie sprawdzić, czy Deployment i testy działają prawidłowo, zanim rozpoczną się większe prace.

Z praktyki: przejęcie bez kompletnej dokumentacji

Siriderma to marka specjalizująca się w zasadowej pielęgnacji skóry. Jej produkty wymagają szczegółowego doradztwa. W styczniu 2024 roku przejęliśmy sklep Shopware 6 od innej agencji, mimo że dokumentacja była niekompletna. Od tego czasu rozwijaliśmy go w ramach 28 kolejnych wydań.

Oto, czego nauczyliśmy się podczas takich przejęć:

• Braki w dokumentacji można uzupełnić. Audit nie zastąpi jej w pełni, ale pozwala zaplanować dalsze prace.

• Najpierw stabilizacja, potem zmiany. Jeśli zaraz po przejęciu rozpoczynasz relaunch, pracujesz na podstawie, której jeszcze dobrze nie znasz.

• Najczęstszy błąd pojawia się przed zmianą: wypowiedzenie umowy, zanim zabezpieczysz dostępy.

Pięć wskazówek, jak zmienić agencję

1. Zabezpiecz wszystkie dostępy i licencje przed wypowiedzeniem umowy. Repozytorium, hosting i konto Shopware powinny być przypisane do Twojej firmy.

2. Poproś o audit przed otrzymaniem oferty. Stała cena ustalona bez analizy kodu to tylko przypuszczenie.

3. Wykorzystaj okres wypowiedzenia na przekazanie sklepu. Zaplanuj współpracę obu agencji na ten czas.

4. Najpierw ustabilizuj sklep. Nowe funkcje dodawaj po pierwszych udanych wdrożeniach.

5. Sprawdź kompetencje agencji w Shopware. Status partnera i certyfikowani developerzy Shopware to dobry punkt wyjścia do oceny. Więcej o tym, jak działamy jako agencja Shopware, przeczytasz na naszej stronie przeglądowej.

Podsumowanie

Zmiana agencji Shopware nie oznacza relaunchu ani zmiany platformy. Największe ryzyko wiąże się z przekazaniem sklepu: dostępami, wiedzą i dokumentacją.

Dla firm oznacza to, że zmianę można dobrze zaplanować. Wystarczy odpowiednio wcześnie zabezpieczyć dostępy i rozpocząć współpracę z nową agencją od audytu. Dzięki temu sklep, którego rozwój utknął w miejscu, znów może podążać za jasno określoną roadmapą.

Shopware nadal się rozwija, oferując nowe wersje, funkcje AI i rozwiązania B2B. Sklep, który nie nadąża za tymi zmianami, z każdym rokiem traci dystans do rynku. Uporządkowana zmiana agencji często pozwala najszybciej wrócić do rozwoju.

FAQ

Jak przebiega zmiana agencji Shopware?

W czterech krokach: zabezpieczenie dostępów i licencji, Code-Audit przeprowadzony przez nową agencję, przekazanie wiedzy oraz pierwsze drobne wdrożenia. W tym czasie sklep działa normalnie.

Czy zmiana agencji wymaga relaunchu?

Nie. Przy przejęciu sklepu Shopware pozostaje platformą, a istniejący sklep jest dalej rozwijany. Code-Audit pokaże, czy później warto zaplanować większe zmiany.

Do kogo należy kod mojego sklepu Shopware?

Jądro Shopware jest open source. Prawa do indywidualnie tworzonych pluginów i motywu określa umowa z agencją. Sprawdź jej zapisy, zanim ją wypowiesz.

Co, jeśli dotychczasowa agencja nie będzie współpracować?

Nowa agencja odtworzy potrzebną wiedzę na podstawie kodu i infrastruktury. To wymaga więcej czasu, ale jest możliwe, jeśli masz dostęp do repozytorium, hostingu i konta Shopware.